Deep Work vs. E-Mail

In seinem Buch “Deep Work” analysiert der Informatikprofessor Cal Newport die heutige Arbeitskultur aus Open Offices, Meetings, einer ständigen E-Mail- und Instant-Messaging-Flut und verordnetem Social-Media-Gebrauch: Unser Arbeitstag zersplittere in viele kleine Einheiten mit häufigen Unterbrechungen, in denen wir uns mit oberflächlichen Aufgaben wie dem Beantworten von E-Mails beschäftigen. Das Ergebnis sei eine niedrige Produktivität und eine geringe Qualität unserer Arbeitsergebnisse.

Das Gegenteil zu dieser oberflächlichen Arbeit nennt er “Deep Work”, also die ununterbrochene Beschäftigung mit einer anspruchsvollen Aufgabe über einen längeren Zeitraum. Ich möchte an dieser Stelle nicht alle Aspekte wiedergeben, die Newport in diesem großartigen Buch erörtert. Besonders interessant waren für mich jedoch die Abschnitte, in denen es um den achtsamen Umgang mit E-Mail geht.

Die meisten von uns verbringen mehrere Stunden des Arbeitstages mit der Bearbeitung interner wie externer E-Mails. Der Autor John Freeman sprach deswegen schon vor zehn Jahren von der “Tyranny of E-Mail”. Cal Newport gibt einige klare Hinweise zum Gebrauch von E-Mail, die uns viele Kommunikationsverläufe ersparen und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass wir wertvolle Lebenszeit mit der Beantwortung sinnfreier Anfragen verbringen.

  • Definiere feste Zeiten zur Beantwortung von E-Mails. Unser größter Fehler ist es, den E-Mail-Client den ganzen Arbeitstag im Hintergrund laufen zu lassen, impulsiv jede eingehende E-Mail zu prüfen und direkt darauf zu antworten. Ich selbst bin sehr anfällig für diese Form von permanenter Ablenkung. Doch jede Unterbrechung lenkt uns von unserer eigentlichen, aktuellen Aufgabe ab und es dauert viele Minuten, bis wir danach wieder zu ihr zurückfinden. Daher sollte man feste Zeiten zur Beantwortung von E-Mails einrichten und diese—wenn nötig—intern wie extern kommunizieren. Einer meiner Kollegen schreibt in seiner Signatur zum Beispiel, dass er E-Mails nur in der ersten und letzten Stunde seines Arbeitstages beantwortet, also von 9 bis 10 Uhr und von 17 bis 18 Uhr. Wenn man dazwischen eine rasche Antwort von ihm braucht, muss man versuchen, ihn anderweitig zu erreichen.
  • Sei schwer zu erreichen. In unserer heutigen Arbeitskultur gilt es als erstrebenswert, immer erreichbar zu sein—zumindest auf niedrigen Ebenen der Unternehmenshierarchie. Je höher der berufliche Status, desto weniger wird erwartet, dass man tatsächlich ständig für jedermann erreichbar ist. Oft schreiben uns Menschen aber auch nur deshalb E-Mails, weil sie wissen, dass wir üblicherweise schnell antworten. Wichtig ist daher, dass man eindeutige Erwartungen setzt, zum einen durch konsequentes Handeln und zum anderen durch klare Kommunikation, E-Mail-Filter oder FAQ-Seiten. Wenn der Absender keine schnelle Antwort (oder überhaupt eine Antwort) erwartet, dann setzt dich seine E-Mail auch nicht unter Druck. Und wenn er die Antwort schneller selbst findet, wird er sich seine nächste E-Mail vielleicht direkt sparen. Der Autor Michael Lewis wird hierzu in “Deep Work” mit folgendem Satz zitiert: “It’s amazing how overly accessible people are. There’s a lot of communication in my life that’s not enriching, it’s impoverishing.”
  • Antworte so knapp und klar wie möglich. Es ist heutzutage sozial anerkannt, dass man ausschweifende Höflichkeitsfloskeln im E-Mail-Verkehr weglässt. Stattdessen sollte man zwar freundlich, aber so knapp wie möglich antworten und dabei so eindeutig formulieren, dass im Idealfall kein Raum für Interpretationen oder weitere Nachfragen bleibt. Am Wichtigsten ist es in diesem Zusammenhang, eindeutige nächste Schritte zu definieren und Erwartungen zu managen. Wenn jemand nach einem Termin fragt, sollte man gleich mehrere mögliche Zeiten anbieten, um nicht in ein E-Mail-Ping-Pong zu geraten. Am Ende jeder E-Mail sollten die nächsten Schritte klar formuliert werden, und man sollte vernünftig und zurückhaltend mit der CC-Funktion umgehen, um die Inboxen von Kollegen zu schonen—immerhin will man selbst auch nicht überall eingeloopt werden.
  • Antworte nicht auf E-Mails, die keine Antwort verdienen. An dieser Stelle kann man laut Newport ruhig ein wenig rücksichtslos sein. Er nennt drei Fragen, die man sich stellen soll, bevor man eine eingehende E-Mail beantwortet: Ist die E-Mail mehrdeutig oder unklar? Interessiert dich der Inhalt dieser E-Mail? Passiert etwas Gutes, wenn du darauf antwortest, oder etwas Schlechtes, wenn du nicht antwortest? Ich selbst antworte niemals auf E-Mails, die für mich nicht relevant sind, außer sie kommen von Menschen, die ich kenne und mit denen ich häufiger zusammenarbeite. Dann sage ich ihnen höflich, aber in der gebotenen Kürze, dass ihre E-Mail für mich nicht relevant ist. Auf gar keinen Fall antworte ich auf Promotion-Anfragen, Spam, CC-E-Mails oder sonstige Anfragen, die sich nicht direkt an mich wenden oder keine konkrete Frage stellen. Wenn ich der Meinung bin, dass mich eine wertvolle Antwort zu viel Zeit kosten würde, schlage ich einen Termin für ein kurzes Gespräch in meinem Büro vor.

Die mönchische Variante

All dies sind Strategien, die in modernen Arbeitsumfeldern durchaus umsetzbar sind—auch wenn man mit einigem Widerstand von Kollegen und Vorgesetzten zu rechnen haben wird. Es gibt jedoch auch Hardliner, die ihre Deep-Work-Phasen mit einer Konsequenz durchsetzen, die für die meisten von uns nicht anwendbar ist.

Ich denke da zum Beispiel an einen großen Musikproduzenten, der bekannt dafür ist, dass er keine E-Mails liest oder schreibt, sondern sie sich ausdrucken und in sein (bildschirmloses) Büro bringen lässt, wo er potenzielle Antworten handschriftlich auf die Ausdrucke kritzelt—wenn er denn überhaupt eine Antwort für erforderlich hält. Den Großteil seiner Zeit verbringt er vor allem in Studios überall auf der Welt, um großartige Musik zu produzieren. Das ist eben seine Definition von “Deep Work”.

Newport beschreibt eine ähnlich restriktive Kommunikationspolitik als die “mönchische Philosophie” und nennt als einen ihrer prominenten Vertreter den emeritierten Stanford-Professor Donald Knuth. Auf dessen Homepage findet man nämlich einen so interessanten wie unterhaltsamen Passus über seine (Nicht-)Verwendung von E-Mail:

I have been a happy man ever since January 1, 1990, when I no longer had an email address. I’d used email since about 1975, and it seems to me that 15 years of email is plenty for one lifetime.

Email is a wonderful thing for people whose role in life is to be on top of things. But not for me; my role is to be on the bottom of things. What I do takes long hours of studying and uninterruptible concentration. I try to learn certain areas of computer science exhaustively; then I try to digest that knowledge into a form that is accessible to people who don’t have time for such study.

Im Weiteren beschreibt Knuth einen Prozess, wie man ihn stattdessen erreichen kann: Man schickt einen Brief an eine offizielle Adresse an der Universität. Diese Post wird von seiner Assistenz vorsortiert und alle drei Monate von ihm persönlich beantwortet. Nachrichten, die ihn per Fax erreichen, beantwortet er alle sechs Monate. Zur Ergänzung zitiert er den Schriftsteller Umberto Eco, der in einem Interview in The New Yorker einmal sagte:

I don’t even have an e-mail address. I have reached an age where my main purpose is not to receive messages.

Der Arbeitstitel des nächsten Buches von Cal Newport lautet übrigens “A World Without E-Mail”.

Berlin, 10. Februar 2019

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